La clau per a una organització eficaç rau en prioritzar la categorització. Abans d'organitzar-se, els elements s'han de classificar sistemàticament segons la freqüència d'ús, la funció o l'escenari d'ús. Aleshores, s'han de seleccionar les eines d'emmagatzematge adequades per a cada categoria. Per exemple, en un entorn d'oficina, els fitxers es poden classificar com a "pendents", "completats" o "-arxiu a llarg termini" i després es poden emmagatzemar en caixes d'arxius, suports de documents o calaixos. Aquesta categorització-a continuació-enfocament d'organització evita la reorganització repetida més endavant, millorant l'eficiència general de la gestió.
En segon lloc, la tècnica d'"utilitzar l'espai de manera racional" és crucial. Els diferents tipus de productes d'emmagatzematge tenen diferents mètodes d'utilització de l'espai i els seus avantatges estructurals s'han de maximitzar. Per exemple, els prestatges d'emmagatzematge verticals són adequats per emmagatzemar arxius o llibres, aprofitant al màxim l'espai vertical; els calaixos són adequats per categoritzar articles petits, evitant el desordre; Els productes d'emmagatzematge apilables o modulars es poden combinar de manera flexible segons la mida de l'espai. En l'ús pràctic, es pot combinar el principi d'"articles d'ús freqüent als prestatges superiors o exteriors i articles d'ús menys freqüent als prestatges inferiors o interiors" per facilitar l'accés.
A més, "l'organització dinàmica i el manteniment regular" són essencials durant l'ús diari. L'organització no és una tasca única-, sinó que requereix un ajust continu en funció de l'ús. Per exemple, neteja regularment els articles no utilitzats per evitar que s'amunteguin i ocupin espai; també, comproveu els contenidors d'emmagatzematge per si hi ha danys o deformacions i substituïu-los o reorganitzeu-los segons sigui necessari. A més, mantenir ordenats els contenidors d'emmagatzematge i evitar l'amuntegament ajuda a allargar la seva vida útil i a mantenir un ambient net i eficient en general.